総務のAI導入は何から始めるか:業務棚卸しから着手優先度をつける進め方

総務部門でAI導入を検討する際に難しいのは、業務範囲があまりに多岐にわたるため「どこから手をつければよいか」自体が見えにくいことだと考えられます。庶務・備品管理・規程整備・社内問い合わせ対応・文書管理・各種手続きの取りまとめなど、性質の異なる業務が一人の担当者、あるいは少人数の部署に集中しているケースが多く、他部門のように「特定の業務プロセスを改善する」という形で導入の起点を絞りにくいことが背景にあると考えられます。本稿では、総務特有の業務構造を踏まえたうえで、何から着手すべきかを棚卸し・優先順位づけ・規程整備・決裁の観点から整理します。

総務のAI導入が難しくなりやすい理由

総務部門の業務は、定型的な事務作業から、社内規程の解釈を伴う判断業務まで幅が広く、同じ「総務の仕事」という括りの中に性質の異なる業務が混在しています。この幅の広さが、AI導入を検討する際の難しさに直結していると考えられます。

加えて、総務は他部門からの問い合わせを受ける立場にあることが多く、自部門の業務改善だけでなく、社内向けの窓口としての役割も担っています。窓口業務は依頼元の状況によって内容が変わるため、業務プロセスを一律に定型化しにくいという特徴もあります。

さらに、規程や社内ルールに関わる業務は、誤った出力をそのまま使ってしまった場合の影響が他業務より大きくなりやすい領域です。この特性から、総務ではAIに任せる範囲の見極めが、他部門以上に慎重さを求められると考えられます。

何から着手すべきか:まず業務を棚卸しする

総務のようにカバー範囲が広い部署ほど、個別の業務に飛びつく前に、担当している業務全体を洗い出す棚卸しの工程を最初に置くことが有効だと考えられます。棚卸しの際は、業務の頻度・所要時間に加えて、判断の重さ(定型的か、都度の解釈や承認が必要か)という軸を加えて整理すると、総務特有の業務構造を捉えやすくなります。

以下は、総務が担うことの多い業務を例に、AI適性と着手優先度を整理した一覧です。実際の優先順位は各社の業務量や体制によって異なるため、あくまで整理の一例として捉える必要があります。

この一覧からも分かるとおり、総務業務の中には「AIに任せやすい部分」と「人の判断を残すべき部分」が一つの業務の中に混在していることが多くあります。業務単位ではなく、工程単位まで分解してから着手範囲を決めることが、総務においてはとりわけ重要になると考えられます。

社内問い合わせ対応から着手するのが現実的な理由

棚卸しの結果、多くの総務部門で優先度が高くなりやすいのが、社内からの問い合わせ対応だと考えられます。理由は主に二つあります。

一つは、問い合わせの多くが「規程のどこを見ればよいか」「この手続きはどう進めればよいか」といった、既存の社内文書に答えが存在する定型的な内容だからです。もう一つは、対応件数が多い部署ほど、一件あたりの対応時間をわずかに短縮するだけでも、月間で見た効果が積み上がりやすいためです。

ただし、問い合わせ対応をAIに任せる場合も、最終的な回答内容を総務担当者が確認する体制は残す必要があると考えられます。規程の解釈に誤りがあった場合の影響を踏まえると、一次回答の下書きをAIに任せ、送信前のチェックは人が行う、という役割分担が現実的な出発点になります。

規程整備をどう位置づけるか

規程やマニュアルの整備は、総務業務の中でも特に手間がかかる一方、後回しにされがちな領域だと考えられます。改定のたびに複数の文書間で表現がずれていないかを確認する作業や、古い文書を洗い出して更新する作業は、定型的でありながら時間を要します。

この領域では、AIに規程の内容そのものを決めさせるのではなく、既存文書のたたき台作成・表記の統一・変更履歴の整理といった編集作業の補助に絞って任せる進め方が妥当だと考えられます。規程の内容確定や最終承認は、これまでどおり人が担う前提を崩さないことが重要です。

なお、AI導入を進める中で、なぜ社内でAI活用が広がりにくいのかという構造的な課題に直面することもあります。この点はAI導入が進まない理由と、定着させるための実務対応でも整理していますので、あわせて参考にしてください。

文書管理を切り出す際の論点

契約書・稟議書・各種台帳など、総務が保管する文書は量が多く、必要なときに探し出せないという課題を抱えている企業も少なくないと考えられます。文書管理においては、既存の文書を分類・要約し、検索しやすい状態に整理する工程はAIに任せやすい一方、原本の保管方法や社外への開示範囲といった管理ルールそのものは、引き続き人が定める必要があります。

文書管理を着手対象にする場合は、まず対象文書の範囲を絞り(たとえば契約書のみ、あるいは特定年度以降のものに限定するなど)、小さな範囲で試験的に整理を進めてから対象を広げる進め方が、総務のように業務量が多い部署では現実的だと考えられます。

決裁を通すために整理しておくべきこと

総務でのAI活用は、社内規程や情報管理に関わる領域を扱うことが多いため、他部門よりも決裁のハードルが高くなりやすい傾向があると考えられます。決裁を得る段階では、どの業務のどの工程までをAIに任せるのか、最終確認は誰が行うのか、情報の取り扱い範囲はどこまでかを、あらかじめ整理しておくことが望ましいといえます。

決裁のプロセス自体をどう組み立てるかについては、AI導入の決裁を通すための稟議書の書き方にも論点を整理していますので、決裁を控えている場合は参考にしてください。

まとめ

総務部門のAI導入は、業務範囲の広さゆえに「何から始めるか」が見えにくくなりがちですが、まず業務全体を棚卸しし、頻度と判断の重さという二つの軸で整理することで、着手すべき領域が見えてきます。社内問い合わせ対応や規程整備の編集作業のように、定型的な工程を切り出しやすい業務から始め、最終判断や規程の内容確定は人が担うという役割分担を崩さないことが、総務特有の慎重さが求められる領域で導入を進めるうえでの現実的な進め方だと考えられます。