運営会社の自社実践：社内のAI活用量を可視化するダッシュボードを運用
運営元のmalna株式会社は、社内のAI活用量を可視化するダッシュボードを自社で運用し、誰がどれだけAIを使っているかを把握できる状態にしています。ツールを配って終わりにせず、実際に使われているかを見る仕組みまで含めて整えてきたため、総務部門からのご依頼でも、社内展開後の定着をどう確認するかを含めてご相談いただけます。
職種別AI活用人材
総務の定型業務を任せられるAI人材を探す（週1日・業務委託から）
総務の日常業務には、議事録作成や規程整備、台帳管理などAIとの相性が良い定型作業が数多く含まれています。専任担当を新たに採用する前に、これらの業務を外部のAI活用人材に任せることで、社内の負担を減らしながら仕組み化を進めることができます。総務業務の切り出し方から知りたい企業向けの人材紹介です。
001背景
企業が相談する背景
総務部門は各社共通の定型業務を多く抱える一方、専任担当者を採用しにくく、既存社員が他業務と兼務するケースが一般的とされています。近年は議事録作成や規程整備、社内問い合わせ対応など、文書処理を伴う業務にAIを活用する動きが企業の間で広がっていると考えられます。人手不足が続く中小企業では、専任の総務担当を新規採用するよりも、AI活用に長けた人材に業務の一部を委託する選択肢が注目されているとみられます。ただし、機密情報や人事に関わる判断は社内に残す前提での役割分担が基本になります。
002実例
AI活用人材に任せられる実例
任せられる業務の例：議事録作成と社内規程・マニュアルの整備
録音やメモからの議事録整形、既存規程を読み込ませた更新・体系化までを任せる工程です。労務や法務に関わる最終判断は社内および専門家に残し、文書を整える作業から切り出す進め方です。
任せられる業務の例：台帳管理と総務窓口の問い合わせFAQ化
固定資産台帳の更新や契約・保険の期日管理、社内から繰り返し寄せられる質問への一次回答づくりまでを仕組みにします。担当者が他業務と兼務している企業ほど効果が見えやすい領域と考えられます。
003依頼例
相談されやすい依頼内容
議事録作成の定例依頼
各種会議の録音やメモから議事録を整形し、体裁チェックまで任せる依頼です。切り出しやすく初回の試行に向く業務です。
社内規程・マニュアルの棚卸しと更新
既存の規程やマニュアルを読み込ませて体系を整え直す依頼です。生成AIの利用ルール整備を含めて相談することもできます。
台帳・期日管理の仕組み化
固定資産台帳の更新や契約更新のリマインド管理を仕組みに落とす依頼です。属人化した管理の棚卸しから着手します。
004業務表
業務ごとのAI適用度
| 業務 | AI適用度 | 外部人材に任せやすさ | 補足 |
|---|---|---|---|
| 備品・消耗品の発注管理 | 高 | 外部人材に任せやすい | 発注ルールをAIに学習させれば定型化しやすい業務 |
| 契約書のひな形整備・条項チェック | 中 | 社内と協働 | 法務判断は社内確認が必要だが、ドラフト作成はAIで加速できる |
| 郵便物・書類の仕分けルール設計 | 中 | 社内と協働 | 物理作業は社内対応、仕分け基準の言語化・自動化提案はAI活用が可能 |
| 社内規程・マニュアルの整備 | 高 | 外部人材に任せやすい | 既存規程を読み込ませて更新・体系化する作業を任せやすい |
| 取締役会・各種会議の議事録作成 | 高 | 外部人材に任せやすい | 録音やメモをAIで整形し、体裁チェックまで任せられる |
| オフィス管理・レイアウト調整の記録整理 | 中 | 社内向き | 現場確認が必須で外部化しにくい業務 |
| 慶弔・社内イベントの事務手続き | 低 | 社内向き | 個別配慮や社内の人間関係の機微が絡む |
| 什器・固定資産台帳の管理 | 高 | 外部人材に任せやすい | 台帳更新や棚卸し照合をAIで自動化しやすい |
| 総務窓口へのよくある問い合わせのFAQ化 | 高 | 外部人材に任せやすい | 過去の問い合わせを学習させ一次回答を自動生成できる |
| 契約更新・保険更新のリマインド管理 | 高 | 外部人材に任せやすい | 期日管理はAIと相性が良い定型業務 |
005進め方
稼働と進め方
総務業務の依頼は、週1日・数時間程度の業務委託から始められます。まず現状の業務を洗い出して依頼可能な範囲を整理し、議事録作成や規程整備など特定のタスクで試行を行った上で、成果を確認しながら依頼範囲を広げていく進め方が一般的です。費用は依頼する業務内容や稼働量に応じて個別にご提案します。
006質問
よくある質問
Q総務は社内の機微情報を扱うが、外部のAI人材に任せて大丈夫か
A結論として、業務範囲を定型的な事務処理に絞れば外部委託は可能と考えられます。個人情報や人事評価に関わる領域は社内対応とし、規程整備・議事録作成・台帳管理などの定型業務から任せることで、機密性の高い判断は社内に残しながら効率化を図れます。
Q紙の書類や押印など物理的な作業も対応してもらえるのか
A物理作業そのものは対象外で、AI活用によるデジタル化・仕組み化の支援が中心になります。書類の電子化ルール設計や押印プロセスの簡素化提案など、業務フローを見直す部分から着手するのが一般的です。
Q総務担当者が退職・休職した際の緊急対応として頼めるか
A業務の緊急度によりますが、まず引き継ぎ資料の整理や定型業務の棚卸しから着手するのが現実的です。属人化していた業務をAIで手順化し直すプロセス自体が、緊急時の負荷軽減につながると考えられます。
Q社労士や司法書士など専門士業との違いは何か
A士業は法的な代理・提出行為を担う専門家であり、AI活用人材は日常の事務処理や資料作成の効率化を担う役割です。両者は競合ではなく、士業が担う専門判断の前段階にある事務作業を、AI活用人材が整理・効率化する形で補完します。
Q何から任せればよいか分からない場合はどうすればよいか
A結論として、現状の業務一覧を洗い出すところから始めれば問題ありません。担当者に何を依頼するかを決める前に、業務を書き出して依頼可否を整理する棚卸し作業自体を、最初の依頼として任せることも可能です。
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007関連
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